למה צריך עוזר וירטואלי?

ניהול עסק הוא עניין מורכב המצריך לא רק הסתכלות מערכתית, אלא גם דאגה לצרכים היומיומיים של בית העסק. בעל עסק, במיוחד בעל עסק קטן המעסיק מספר מועט של עובדים, נדרש להתמודד בכל יום עם דרישות רבות

ניהול עסק הוא עניין מורכב המצריך לא רק הסתכלות מערכתית, אלא גם דאגה לצרכים היומיומיים של בית העסק. בעל עסק, במיוחד בעל עסק קטן המעסיק מספר מועט של עובדים, נדרש להתמודד בכל יום עם דרישות רבות, הודעות דוא"ל, עבודה אדמניסטרטיבית וכיוצא בזה. פעילויות אלו הן כמובן חיוניות והכרחיות לקיומו של העסק, אך הטיפול והמעקב הנדרשים גוזלים זמן יקר ממנהל העסק. לשם כך, ניתן להסתייע בעוזר וירטואלי.  

מהו עוזר וירטואלי

החיבור לרשת האינטרנט מאפשרת היום ליצור סביבת עבודה כמעט מכל מיקום. על כן, בתי עסק רבים בוחרים לצרוך שירותים שונים באמצעות ספקים חיצוניים שאינם עובדים מתוך משרדי העסק עצמו. שיטת עבודה מעין זו יכולה להתאים במיוחד גם לבעלי עסק עצמאיים המנהלים עסק קטן. במקרים אלו, בעל העסק אינו מעוניין בהכרח להחזיק משרדים יקרים, והוא יעדיף לנהל את העסק מביתו ולהיעזר באנשי מקצוע חיצוניים בהתאם לצרכיו המשתנים. עוזר וירטואלי הוא בדיוק אחד מאותם אנשי מקצוע שניתן להיעזר בשירותיהם על פי הדרישות המשתנות. העוזר הווירטואלי יכול לסייע בניהולם של פרויקטים קבועים, בהשלמתן של משימות מנהלה, או שהוא יכול לספק שירותי משרד שיתגברו את המערך הקיים בעת הצורך. העוזר הווירטואלי אינו חייב כאמור לעבוד מהמשרדים של העסק, ועל כן אין צורך להשקיע כספים בהכנת עמדת עבודה מתאימה. כל מנהל העסק בונה את אופן העבודה הרצוי מול העוזר הווירטואלי; יש המעדיפים לקיים שיחות ועידה, יש מי שיבחר בהתכתבות באמצעות הדוא"ל ואילו בעלי עסק אחרים ינהלו את ההתקשרות עם העוזר באמצעות שיחות וידאו. מטרתו העיקרית של העוזר הווירטואלי היא לסייע בניהול היומיומי של העסק ולפנות את זמנו של המנהל כך שיוכל לעסוק בתכנון עסקי ואסטרטגי.

סיוע וירטואלי גם בשירות לקוחות

עוזר וירטואלי יכול לספק דרישות רבות ולסייע למחלקות השונות, בין אם מדובר בבית עסק גדול ובין אם מדובר בבית עסק קטן. בתי עסק המחזיקים למשל במוקדי שירות מגלים לעתים קרובות כי הם מצויים במצב של מחסור בכוח אדם; ניהול שירות לקוחות יעיל הוא משימה לא פשוטה, ומנהל העסק צריך לא רק לגייס את הצוות המתאים, אלא גם לדאוג להכשרתו. מעבר לכך, חשוב גם לוודא כי מתקיים מעקב מלא ויסודי אחר עבודת השירות, וכי נעשים ניסיונות תמידיים להפוך את השירות לאפקטיבי יותר. במקרים אלו, יכול העוזר הווירטואלי להיות ספק חיצוני של שירות לקוחות, האחראי גם על גיוס כוח האדם המתאים. כך, באמצעות מרכזייה וירטואלית, יכול מנהל העסק לוודא כי לקוחותיו זוכים לקבל שירות מקצועי ואיכותי, מבלי שהוא עצמו יידרש להשקיע זמן בניהול צוות השירות ובהכשרתו.  

כיצד מתחילים

לפני שמתחילים לחפש אחר עוזר וירטואלי, חשוב להגדיר היטב מהם צרכי העסק, באילו תחומים נדרש העוזר לסייע, ומהי מסגרת הזמן לעבודה. כך ניתן יהיה גם לתכנן מראש מהו התקציב הצפוי שאותו יש להקדיש לשירותי העוזר הווירטואלי. בהתאם לתחומים שבהם נדרש הסיוע, ניתן יהיה לקבוע מהם הכישורים המבוקשים של העוזר הווירטואלי. בעלי עסק שזהו הניסיון הראשון שלהם עם פונקציה של עוזר וירטואלי, כדאי שיתחילו במילוי של משימות בסדר גודל קטן. כך ניתן יהיה להעריך את אופן העבודה ואת התקשורת עם נותן השירות. אם בעל העסק יהיה שבע רצון מן העבודה, ניתן כמובן להרחיב את ההתקשרות. עניין חשוב נוסף הוא ביסוסה של מערכת תקשורת ברורה ופתוחה, שבזכותה ניתן יהיה למנוע מצבים של אי הבנות או עיכוב בעבודה. לשם כך, יש לבסס נהלי עבודה שיהיו ברורים לכל הצדדים, אך יחד עם זאת גמישים מספיק כך שניתן יהיה להתאים אותם לסביבת העבודה המשתנה.

בשורה התחתונה, העוזר הווירטואלי יכול לסייע ברבים מתהליכי העבודה, אך חשוב לבנות הסכם שיגדיר באופן ברור את תוכנית העבודה, את לוח הזמנים ואת הציפיות של כל הצדדים המעורבים.