מאחורי כל עסק מצליח עומד יזם מוכשר ויצירתי. אך גם מנהל עסק שהצליח להנפיק מוצר העונה על צרכיהם של לקוחותיו, נדרש לניהול תקין וסדיר של בית העסק שלו. ניהול חשבונות העסק דורשים מעקב צמוד ותמידי כמו גם תשומת לב לפרטים, קטנים כגדולים. לשם כך יש צורך שהשקעה של זמן רב ומשאבים רבים, משאבים שאינם זמינים בהכרח למנהל העסק. על כן, רבים בוחרים להותיר את ניהול חשבונות העסק בידיהם של המומחים לכך. על כך, במאמר הבא.
ניהול חשבונות מקצועי – לשם מה?
אין כמעט איש או מנהל עסק הנהנה ממעקב אחר החשבונות ומהצורך לנהל אותם בכל חודש בחודשו. רבים אוספים את הניירת ומקבצים אותה במגירה או בקלסר, ובמקרים הגרועים, נשכחת איזו קבלה או איזו חשבונית בתיק זה או אחר. בדיוק לשם כך נוצרו שירותי הנהלת חשבונות, שתפקידם הוא ליצור סדר בתוך כל אוסף המסמכים והחשבונות. כך יכול מנהל העסק לפנות את זמנו ולהקדיש את מרב מאמציו לקידום העסק. אך גם לאחר שכבר הוחלט לעשות שימוש במנהלי חשבונות מקצועיים, עולה השאלה האם יש להיעזר לשכור את שירותיו של מנהל חשבונות בלעדי לעסק, או שכדאי להיעזר בשירותי מיקור חוץ? התשובה לשאלה זו תלויה כמובן בהיקף העבודה הנדרש ממנהל החשבונות. שמדובר בעסק בתחילת דרכו ניתן להיעזר בגורם חיצוני שאינו מועסק על ידי בעל העסק, אך בהמשך, כאשר נדרשת עבודה רבה יותר, יש מקום לשקול לשכור את שירותיו של עובד קבוע. מי שעדיין לא השתכנע בצורך להיעזר במנהל חשבונות, להלן מספר יתרונות נוספים.
ניהול חכם
לכאורה נראה כי הנהלת חשבונות ומעקב אחר הקבלות השונות של בית העסק הן עניין פשוט, במיוחד כאשר מדובר בבית עסק קטן יחסית. אך למעשה את ניהול החשבונות של העסק יש לבצע בזהירות ובחוכמה. מלבד מעקב אחר רישום הכנסות והוצאת חשבוניות וקבלות, נדרש בית העסק לשלם חשבונות משלו, וגם עניין זה עשוי להיות מורכב; ניתן כמובן לקבוע הוראת קבע לכל החשבונות, אך לעתים מומלץ להעדיף דווקא ניהול חכם במקום תשלום אוטומטי שעלול ליצור בעיה בתזרים המזומנים. שירותי הנהלת חשבונות מסודרים ויעילים יסייעו למנוע טעויות ותקלות שונות שעלותן עלולה להיות גבוהה מאוד. מנהלי חשבונות נעזרים בדרך גם בתוכנות שונות המאפשרות להם לבצע פעולות רבות בקלות ובמהירות, וכך יכול מנהל העסק לחסוך בזמן ובכסף, ולהיות רגוע שהוא מותיר את ניהול החשובות בידיים מקצועיות ואמונות.
פישוט דרך התשלום
אחד המדדים לבחינת הצלחתו של בית עסק, היא מידת הזמינות של בית העסק וקלות התשלום על השירות שהוא מעניק. כיום קיימים כלים שונים המאפשרים לבצע תשלום באמצעות אתר האינטרנט של העסק ודרך פלטפורמות שונות. אך לצד אמצעים אלו, עדיין יש מי שמעדיף לבצע את התשלום באמצעות הטלפון, ולשם נדרשות מרכזיות שיענו על דרישות בית העסק. מרכזיה לעסקים צריכה לאפשר גישה פשוטה ללקוחות וניהול נוח למנהל העסק. כיום ישנן מרכזיות המאפשרות ניתוב יעיל ומהיר, כשהמטרה היא לצמצם את זמן ההמתנה של הלקוח ולהפוך את שירות הלקוחות לנעים יותר עבורו.
חיסכון בכסף
ניהול חשבונות העסק אינו שירות הניתן בחינם, אך כשמדובר במעקב אחר מספר רב של לקוחות וחשבונות, שירותי ניהול חשבונות עשויים לחסוך למנהל העסק סכומים לא מבוטלים של כסף. ההתנהלות מול מנהלי חשבון הבנק של העסק, למשל, מצריכה מעקב צמוד. מנהל העסק ירצה בוודאי להיות מעודכן בכל עמלה או דרישת תשלום שהבנק מחייב אותו, אך לא תמיד יש בידו האפשרות להקדיש לכך את הזמן הראוי. ייתכן מאוד, כי בשקט-בשקט מעלה הבנק את עלותה של עמלה כלשהי, וללא בחינה מדוקדקת של החשבון העסקי, בעל העסק לא יידע על כך דבר. מנהל חשבונות מקצועי ער לכל אותם ניסיונות, ותפקידו הוא לוודא כי בית העסק אינו מחויב בעמלות ובחשבונות מיותרים.
בשורה התחתונה – כמאמר הביטוי הידוע: כדי להרוויח צריך להשקיע. שירותי הנהלת חשבונות מקצועיים יסייעו לעסק לשמור על ניהול תקין ועל ממשק פשוט ונוח מול הלקוחות. את השירותים הללו יש להשלים במרכזיות ראויות שיסייעו לנתב כל שיחה למקומה המתאים ולשמור על שגרת עבודה יעילה ואפקטיבית.