פתרונות תקשורת בעידן המודרני צריכים לספק מענה הן לתקשורת המסורתית והן לאמצעי תקשורת מתקדמים ומבוססי רשת. בעבור חברות גדולות ומשרדים ממשלתיים הפתרון חייב להיות יציב ומקצועי, וכמובן לאפשר גמישות והתאמה לצרכים ההולכים ומשתנים.
מרכזיה עבור משרדים קטנים
פתרונות התקשורת שקיימים היום יודעים לתת מענה מצוין גם עבור משרדים קטנים. המוקד הוא כמובן על מרכזיות טלפונים חכמות המאפשרות להקים שלוחות של טלפונים פיזיים התומכים בתקשורת מסורתית, לצד אינטגרציה עם מערכות מחשוב כדי לספק מענה גם לצרכים מתקדמים ומבוססי רשת.
מרכזיה עבור משרדים גדולים
האתגר הגדול בהקמת מרכזיות טלפונים עבור משרדים גדולים הוא לבחור במערכת שתוכל לתמוך בנפח תקשורת מאסיבי, כאשר הצפי הוא שנפח התקשורת רק ילך ויעלה עם הזמן. ולכן כאשר בוחרים את המרכזיה חשוב מאוד לוודא כי בוחרים במערכת גמישה שיכולה לאפשר הרחבה של מספר השלוחות, ולבצע אינטגרציה בין שיחות הטלפון שהן צורת התקשורת המסורתית, לבין ערוצים של תקשורת מתקדמת הכוללים שימוש באימייל, שירותי fax to mail וכך הלאה.
עוד נושא שחשוב לבחון בשלב זה הוא היכולת של המערכת לתמוך במספר אתרים שונים, מאחר ופעמים רבות משרדי הממשלה צריכים להיות פרושים ברחבי הארץ – ועל כן המערכת צריכה להיות אחודה ולשרת את כלל עובדי המשרד על כל סניפיו, ובכל נקודת זמן.
טלפונים חכמים
באופן טבעי המחיר של כל טכנולוגיה הולך ויורד עם הזמן, וכך גם העלויות הכרוכות ברכישת טלפונים שולחניים חכמים. היתרון הוא כמובן באפשרות לשלב במערכת טלפונים חכמים הכוללים צג צבעוני גדול המציג את הערוצים השונים, ומאפשר לעובד לאתר את מספרי השלוחה הדרושים לו ולבצע את השיחות בצורה מהירה, אשר מייעלת את העבודה וחוסכת זמן.
שירותי ענן
כאשר מקימים את המערכת חשוב לדעת כי ישנן שתי אפשרויות. הראשונה היא הקמה של מרכזיות טלפונים פיזיות, והשנייה היא הקמת מרכזיה מבוססת ענן. לכל אחת היתרונות והחסרונות שלה, כאשר פעמים רבות השימוש בענן מעניק יתרונות גדולים – במיוחד עבור משרדי ממשלה גדולים, הפרוסים ברחבי הארץ. מלבד שימוש בטלפונים שולחניים ניתן לכלול במרכזיה גם טלפונים סלולריים ואמצעי תקשורת נוספים, לבצע מספר רב של שיחות ללא הגבלת ערוצים ושלוחות, ולבצע שיחות פנים ארגוניות ללא עלות.
כל הפתרונות במקום אחד
עד כה התמקדנו בעיקר בתקשורת מסורתית, כלומר בשיחות טלפון רגילות בין שני משתמשי קצה. אך חשוב לזכור שבעידן המודרני מרכזיות טלפונים צריכות לתת מענה רחב הרבה יותר הכולל גם שימוש במסרונים, שליחה וקבלת דואר אלקטרוני, שירותי פקס אינטרנטיים, וחשוב לא פחות – אפשרות של שיחות ועידה תומכות וידאו. שיחות הוועידה יכולות לכלול מספר קטן של משתתפים, למשל שלושה או ארבעה, על מנת לטפל בנושא נקודתי. אך שיחות ועידה יכולות לכלול גם מספר רב של משתתפים, אשר נמצאים בחדרי ישיבות ברחבי הארץ והעולם.