כיום, חלק לא קטן מתקציבו של כל עסק מופנה למציאת פתרונות תקשורת המתאימים לצרכים של הארגון. הכוונה כמובן לא רק למרכזיות ולנתבים, אלא למערך השלם הכולל גם שירותי מחשוב, שירותי ענן, תיעוד והקלטה וכיוצא בזה. כל אלו הם כלים בסיסיים שבלעדיהם לא יהיה ניתן לקיים את שגרת העבודה. אך כל השירותים הללו כרוכים כמובן בתשלום, ולכן חשוב לנהל באופן חכם את ההוצאות השונות ולוודא כי נבחרה חבילת פתרונות התקשורת התואמת את דרישות העסק. כיצד עושים זאת? על כך במאמר הבא.
בדקו חיובים חודשיים
בכל עסק נקבעת התנהלות כספית שונה, וקיימים הרגלים שונים של מעקב פיננסי אחר הוצאות. במקרים רבים, הוצאות משרד שוטפות כגון תשלום על שירותי פתרונות תקשורת משולמות באופן חודשי, אך החשבונות נבחנים רק אחת לתקופה. במצבים אחרים, החשבונות אינם נבחנים כלל, אלא פשוט משולמים בלי שיהיה גורם אחד שיבחן בגין מה נרשמה החשבונית. כך נוצר לפעמים מצב שבו מתברר באיחור שמחיר חבילת פתרונות התקשורת אינו משתלם, או שמסלול החיוב כבר התיישן וישנה חבילה חדשה המתאימה הרבה יותר לצרכים של העסק.
על מנת להימנע ממצבים מסוג זה, שימו לב להמלצות הבאות:
בדקו את החשבונית מדי חודש!
סעיפי החשבונית: האם אתם יודעים על מה אתם משלמים? חברת תשתיות תקשורת שלחה חשבונית מפורטת, אך האם הבנתם על מה חייבו אתכם? אם קראתם את החשבונית אך החיובים השנים אינם ברורים לכם, בדקו את הנושא עם נציג השירות, וודאו שכל סעיפי החשבונית נכונים. אם אתם משלמים מחיר "בנדל" הכולל קבוצה של פתרונות תקשורת , בדקו שהמחיר אכן משתלם לכם.
גורם אחראי: כדי להימנע מהזנחת הנושא, מומלץ למנות גורם מרכזי אחד שיבדוק את כל סעיפי החשבוניות. תפקיד זה יכול למלא איש צוות ממחלקת הנהלת חשבונות, אך ייתכן כי במקרים מסוימים יהיה עליו להיעזר בצוות ה-IT של הארגון, על מנת להבין את משמעות החיוב.
חיובים חד-פעמיים
לצד החיובים החודשיים, ייתכנו מדי פעם גם חיובים חד-פעמיים. אם קראתם את החשבונית ונתקלתם בחיוב יוצא דופן – לא להיבהל! מה שחשוב הוא להבין את מקורו של החיוב הזה ולוודא כי הוא אכן מוצדק.
חיובים חד-פעמיים ייתכנו במקרים הבאים:
חיובים בגין התקנה: חברת תשתיות תקשורת המעניקה פתרונות תקשורת נדרשת לא פעם לבצע עבודות התקנה אצל לקוחות שלה. אם שירות זה כרוך בתשלום חד-פעמי, הוא עשוי להופיע בחשבונית נפרדת או בחשבונית החודשית. על כן, בעת בדיקת החשבוניות יש לבדוק את סכום החיוב ולוודא כי הוא תואם את הסכום שעליו סוכם עם החברה.
חיובים בגין ביקור טכנאי או תיקון: חיוב בגין ביקור טכנאי תלוי בחבילת התקשורת שבה בחרתם. שוב, גם כאן עליכם לוודא כי החיוב מוצדק ומדויק.
חיובים בגין שימוש יתר: במקרים רבים פתרונות תקשורת מוצעים במסגרת חבילה קבועה. במצב זה, אם ישנו שימוש חריג באחד השירותים, ייתכן כי בעל העסק יידרש לתשלום נוסף. על כן, יש לבדוק את החשבונית מדי חודש על מנת לאתר מצבים כאלו ולהתאים את חבילת פתרונות התקשורת לצרכים המשתנים של העסק.
התנהלות גמישה וחכמה
צורכי התקשורת של כל עסק עשויים להשתנות לאורך השנים. בתחילת דרכו, ייתכן כי בעל העסק יזקק לחבילת פתרונות תקשורת מצומצמת יחסית, אך ככל שהעסק צומח, הצרכים שלו בדרך כלל הופכים להיות מורכבים הרבה יותר. לצד זה, יש אפשרות כי במשך הזמן יידרשו פתרונות תקשורת שונים, ושירות שהיה הכרחי לפני שנה כבר יהיה מיותר היום. לכן, הכלל המנחה הוא לנהל את פתרונות התקשורת באופן גמיש וחכם ולבחור חברת תשתיות תקשורת מקצועית שתוכל לייעץ בעת הצורך בדבר דרכים חדשות לייעול פתרונות התקשורת.