בשנים האחרונות, יותר ויותר מוצרים ושירותים מוצעים לקהל הרחב תוך שימוש בטכנולוגיית הענן. גם העבודה המשרדית, והעבודה במסגרת מוקדי שירות לקוחות מתקיימת היום באמצעות טכנולוגיית ענן מתקדמת, המתפתחת כל העת בהתאם לצרכים המשתנים. לטכנולוגיה זו יתרונות רבים, אך ישנם גם אתגרים לא מעטים, וחשוב להכיר את הטכנולוגיה החדשה הזאת לעומק על מנת לדעת כיצד להיעזר בה כראוי. המאמר הבא יציג את שיטת הענן, שיטה ששינתה את תהליכי העבודה בעסקים רבים, ואת מאפייניה.
מהי טכנולוגיית ענן
בתחילת דרכה, שימשה טכנולוגיית הענן לצרכים מוגבלים בלבד, ורק בעלי עסק מעטים נעזרו בה. כיום, זהו כלי מקצועי חשוב ומרכזי ביותר שנעזרים בו גם במסגרת העבודה המשרדית וגם כאשר נדרשת מרכזיה לעסק. עיקרון העבודה פשוט – במקום לאחסן את הנתונים של בית העסק ואת התשתית שלו במחשבים, בכוננים ובשרתים פיזיים, ניתן להיעזר בשרתים מרוחקים ובמרכזי מחשוב. הענן משמש לא רק לאחסון של נתונים, אלא גם ליצירה של סביבות עבודה; אם בעבר היינו רוכשים רישיון לתוכנות מסוימות, כיום רוכשים כבר חבילת שירות הכוללת כמה תוכנות בהתאם לצרכים של בית העסק. על פי דרך עבודה זו, לכל עובד סביבת העבודה שלו, והוא יכול לגשת אליה מכל אתר – גם במשרד וגם בבית או בכל מקום אחר. ניתן גם ליצור מרכזיה בענן, וכך לאפשר הקמה של מוקדי שירות כמעט מכל אתר.
יתרונות השימוש בטכנולוגיית הענן
כמו כל טכנולוגיה, השימוש בענן הוטמע בהצלחה בעיקר משום שהוא הציע מענה לצרכים קיימים בתחום המחשוב. בענן ניתן להיעזר גם כאשר נדרשת מרכזיה לעסק, וכיום רבים מחליפים את המרכזיות הוותיקות בפתרון חדש - מרכזיה בענן.
לשימוש בטכנולוגיית הענן יתרונות רבים:
גמישות בתהליכי העבודה – לפני כניסתה לשימוש של טכנולוגיית הענן, נאלצו בעלי עסק רבים לתכנן היטב את זרימת העבודה המשוערת של כל שנה. בהתאם לצרכים הצפויים היו נרכשות תוכנות וחומרות שונות. אלא לעיתים קרובות, היה מתברר כי תוכנית זאת אינה תואמת את הצרכים בפועל; במקרה זה היו נדרשות התאמות שונות, התאמות שלא תמיד התאפשרו, בין השאר בשל שיקולי כוח אדם ותקציב. כיום, לעומת זאת, הענן מאפשר גמישות רבה הרבה יותר, והקמה מהירה של סביבת העבודה בהתאם לצרכים המשתנים ש בית העסק. צריכים להעסיק עוד עובד בתקופה עמוסה? נדרשים להקים מערך שירות זמני? ניתן להרכיב פינת עבודה או מרכזיה בענן במהירות ובקלות. חיסכון במשאבים – כל בעל עסק נדרש לפעול על פי החוק ולעשות שימוש בתוכנות חוקיות בלבד. אלא שבניגוד לעבר, כיום אין חובה לרכוש תוכנה נפרדת עבור כל עמדת עבודה. שירותי הענן מאפשרים בקלות להגדיר משתמש חדש, לפתוח סביבות עבודה חדשות או לסגור משתמש שכבר אינו פעיל. באופן זה ניתן לחסוך בעלויות התוכנה ולרכוש סביבות עבודה בהתאם לנדרש באמת.שימוש מהיר ונוח – לטכנולוגיית הענן יתרון מרכזי נוסף – היא מאפשרת לעובדים לגשת לסביבת העבודה שלהם באמצעות שם משתמש וסיסמה, כמעט מכל אתר. כך, אם עובד נאלץ לעבוד מהבית או שעליו לנסוע לחו"ל לצורכי עסקים, הוא עדיין יוכל לגשת לסביבת העבודה שלו, בנוחות ובמהירות.
סוגי הענן הקיימים
כדי שטכנולוגיית הענן תשרת את צורכי העסק, חשוב לבחור בסוג הענן המתאים. כיום ניתן לבחור ענן ציבורי, ענן שיתופי, ענן פרטי וענן היברידי. ענן ציבורי כשמו כן הן – מספק שירות למספר חברות שונות, ואילו ענן שיתופי נועד לשימושם של כמה ארגונים הפועלים בשיתוף זה עם זה. לעומת שני סוגי ענן אלו, קיים כאמור גם ענן פרטי השייך לעסק אחד בלבד, וענן היברידי שהוא מעין שילוב בין הענן הפרטי לבין הענן הציבורי. כל סוגי ענן אלו מאפשרים בסופו של דבר ליצור סביבת עבודה המאוחסנת בשרת במקום בעמדות מחשב פיזיות במשרדים. כך יכולים העובדים במשרד לגשת לסביבת העבודה מכל אתר (דרך שם משתמש וסיסמה) וכך ניתן להקים מרכזיה לעסק במהירות וביעילות. על מנת לבחור בפתרון המתאים לבית עסק ספציפי, מומלץ כמובן להתייעץ עם בעלי מקצוע המתמחים בתחום.