כלים מומלצים לבעלי עסק בכל סדר גודל

ניהול עסק בכל תחום ובכל סדר גודל מחייב תשומת לב מרבית לנושאים רבים. באופן טבעי בעל עסק מחויב להקדיש את מרבית מרצו וזמנו להבטחת ייצור המוצרים הטובים ביותר או למתן השירות המשובח ביותר, ולא תמיד יש לו את המשאבים הנחוצים לטובת שאר הנושאים ובפרט כל מה שקשור להנהלת חשבונות. לעזרתו נחלצת הטכנולוגיה - בימינו קיימים כלים דיגיטליים רבים שניתן להיעזר בהם לטובת סימון וי גם על המטלות הנוספות שכמובן הן הכרחיות.

חשבוניות דיגיטליות

כלי אחד בקטגוריה של הנהלת חשבונות באינטרנט (למידע נוסף) שמומלץ לכל בעלי העסקים, הן הקטנים והן הגדולים, הוא מערכת להנפקת חשבוניות דיגיטליות. בתחילת המאה ה-21 נכנס לתוקף חוק החתימה האלקטרונית שהפך גם מסמכים דיגיטליים שנחתמו באופן דיגיטלי לקבילים על-ידי רשויות המס, ובמצב שכזה אין צורך לבזבז זמן יקר על התעסקות עם חשבוניות נייר - מערכת ממוחשבת מאפשרת להפיק בן רגע חשבוניות וקבלות לכל לקוח, מאיינת את הסיכון לאובדן ההעתקים (וכל בעל עסק שנדרש להגיש דו"ח מע"מ ולא מצא את פנקס החשבוניות בזמן יודע עד כמה הדבר בעייתי), מצמצמת את הפגיעה בסביבה (בזכות היעדר הצורך בנייר) ובנוסף מרשימה מאוד את הלקוחות שרואים בבעל העסק שמנפיק להם חשבונית דיגיטלית איש מקצוע שיודע לאמץ טכנולוגיות חדשות.

ניהול מלאי

מערכות הנהלת חשבונות באינטרנט איכותיות יודעות גם לנהל עבור בעלי העסקים את המלאי. למעשה מודול ניהול מלאי יודע לספר לבעל העסק מהי הכמות המדויקת של כל חומר גלם, מוצר, אריזה או כל פריט אחר, גם אם הוא מפוזר בין כמה מחסנים, להעביר פריטים בין מחסנים בקלות וביעילות, להתריע כשחומר גלם מסוים נמצא ברמה נמוכה או כשהאריזות למוצר עומדות להסתיים ובעצם מבטיח לבעל העסק ראש שקט לגמרי בכל מה שקשור למלאי.

שעון נוכחות ממוחשב

בעל עסק שרוצה לדעת בדיוק כמה זמן נמצא בעבודה כל עובד - כולל אלה שמהות עבודתם היא נסיעות בין אתרים שונים או בין הלקוחות ועובדים שלא נמצאים במשרד אלא בשטח - יכול להיעזר בכלי פשוט אבל רב ערך: שעון נוכחות ממוחשב. שעון נוכחות שכזה לא נמצא פיזית בנקודה מסוימת במשרד אלא מותקן על גבי המחשבים של העובדים (ובסמארטפונים של אלה שעובדים מחוץ למשרד). המערכת כוללת כמובן אמצעים מתקדמים להבטחת דיווחים אמינים לחלוטין כך שאף אחד לא יוכל לנצל לרעה את המערכת ולדווח על שעות עבודה שלא בוצעו בפועל. בנוסף מאפשרת המערכת הפקת דוחות רלוונטיים בקלות ובמהירות, כך שמושגת שליטה מלאה על כל נושא כוח האדם וההוצאות עבור משאב חשוב זה.

סליקת אשראי

על-מנת לייעל את גביית התשלומים מהלקוחות השונים מומלץ לכל בעל עסק לנצל את האופציה של סליקת אשראי. הסליקה מסונכרנת עם מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט כך שאוטומטית מופקת גם קבלה או חשבונית מס, בהתאם לצורך, וכמו כן מובטח ממשק ידידותי למשתמש כך שכל לקוח וכל לקוחה יוכלו לשלם בשיא הנוחות וללא בזבוז זמן יקר מבחינתם. כשכל הגבייה הופכת ממוחשבת, ניתן גם להפיק את הדוחות הנדרשים ובפרט דוח מע"מ ודוח שנתי למס הכנסה בפשטות וכך להגיש את כל החומר לרואה החשבון באופן מסודר, בלי לבזבז זמן יקר ולמעשה גם לחסוך לא מעט כסף.