התקשורת העסקית השתנתה באופן משמעותי בשנים האחרונות. רשת האינטרנט מאפשרת לנו לנהל את הקשר היום-יומי עם הלקוחות ועם העמיתים שלנו באמצעות תיבת הדואר האלקטרוני, ולצד אמצעי זה קיימים גם צ'אטים, קבוצות ווטסאפ ורשתות חברתיות. אך למרות פתרונות תקשורת אלו, ישנם ארגונים שטיבם ואופן הפעולה שלהם מחייבים תקשורת אנושית ישירה באמצעות שיחה. מוסדות הבריאות השונים הם דוגמה מצוינת לכך. מטופלים המתקשרים לבית החולים, שיחות עם רופאים והתייעצות בין עמיתים – שגרת העבודה מצריכה אפשרות לשוחח באופן בלתי אמצעי, לעיתים במהירות ובדחיפות. לשם ניהול יעיל של התקשורת הזאת ניתן להיעזר במרכזייה לבית חולים.
מהי בעצם מרכזיה?
הטלפונים הסלולריים הם המצאה חדשה יחסית. בעשורים הקודמים התקשורת נעשתה דרך קווי טלפון נייחים שחוברו באמצעות מערכת מרכזייה. כיום לעומת זאת, קיימות מרכזיות מתקדמות הרבה יותר המשלבות את הקווים הנייחים ואת הקווים הניידים לכדי מערכת תקשורת אחודה (unified Communications and Collaboration או בקיצור – C&UC). מערכת זו מאפשרת לנהל את כל ערוצי התקשורת באמצעות פלטפורמה אחת, וכך הניהול קל הרבה יותר ונגיש הרבה יותר. למערכת מתקדמת זאת גם יתרונות נוספים; המערכת מגובה באמצעות הענן וכך ההתאוששות במקרה של אסון היא קלה יותר והמידע הנשמר מגובה ומאובטח בהתאם לצורך. היבט זה חשוב במיוחד כאשר מדובר במוסדות רפואיים שנדרשים להיות זמינים כל העת ולפעול גם במקרי קיצון.
כיצד מרכזייה יכולה להשתלב בתפקוד בית החולים?
בית החולים הוא מקום שבו כל דקה חשובה, וכל אירוע עלול להפוך למקרה חירום. במצב זה, מערכות התקשורת הופכות לכלי עבודה חשוב המאפשר להציל חיים. מרכזיות מאפשרות לנהל את התקשורת הזאת באופן אפקטיבי והן נדרשות למשל במקרים הבאים:
מתן מענה מהיר למטופלים שמתקשרים והעברה לשלוחה המתאימה: פונה המתקשר לבית החולים נדרש לעיתים קרובות למענה מהיר. מרכזיה מתקדמת תסייע לנתב אותו למחלקה המתאימה ולהפנות אותו לגורם הרלוונטי ביעילות.
תקשורת קלה בין עמיתים: מרכזיות הן בעלות תפקיד חשוב בשגרת העבודה בבית החולים. הן מאפשרות לנהל שיחות ועידה עם עמיתים הנמצאים במקומות מרוחקים, וגם ניתן לקיים התייעצויות באופן פשוט וקל. במקרי חירום מאפשרת המרכזייה להשיג את אנשי הצוות הנדרשים ללא שהות.
אבטחת מידע: ברשתות התקשורת עובר מידע רב. הודעות הנשלחות, שיחות טלפון חשובות עם מטופלים ועם רופאים – כל אלו נדרשים במקרים רבים לגיבוי לצורך שימוש עתידי. מרכזיה מתקדמת הכלולה במסגרת שירותי ענן תבטיח גיבוי ותאפשר אבטחת מידע מלאה.
מהן סוגי המרכזיות הקיימות ואיך בוחרים מרכזיה?
המרכזייה ה"קלאסית" – מרכזיית TDM בעלת שלוחות פנים משמשת גם היום עסקים רבים בגדלים שונים. עלותה של מרכזייה זו נמוכה יחסית, אך כיום מרכזייה מסוג זה נחשבת למיושנת, בפרט כאשר מדובר בארגון רפואי הנדרש לביצועים מתקדמים יותר. ארגונים גדולים בוחרים בדרך כלל במרכזייה דיגיטלית ה"מתלבשת" על התשתית הקיימת או במרכזיית IP במאפשרת לחבר את הארגון לרשת האינטרנט. למרכזייה מעין זו מאפיינים העשויים להיות קריטיים בארגון רפואי, כגון הקלטה של שיחות. אפשרות נוספת, והיא המבוקשת ביותר כיום, היא המרכזייה הווירטואלית. מרכזייה זו היא חלק ממכלול שירותי ענן, כך שהארגון זוכה לפתרון מלא, כולל גיבוי ואבטחה של המידע החשוב לו. על מנת להיות בטוחים שעומדת לרשותכם המרכזייה הנכונה, וכדי להתאים לארגון את פתרון התקשורת הראוי עבורו, מומלץ כמובן לבצע הגדרת צרכים מדויקת ולקבל ייעוץ מלא ממומחים בתחום.