אחד התחומים המורכבים ביותר בכל בית עסק, הוא כמובן התחום הכספי. יזמים רבים מתחילים את דרכם בזכות רעיון פורץ דרך או בשל מוצר יוצא דופן העונה על צורך חדש בשוק. אך על מנת להקים עסק מצליח ורווחי, חשובים לא רק החזון וכושר ההמצאה, אלא גם שירות הלקוחות וכמובן ניהול הכספים. בית עסק שלא עומדת לרשותו מערכת גבייה מסודרת ואפקטיבית, לא יוכל להתקיים לטווח הארוך, ובטח שלא יצליח לצמוח ולשגשג. כיום, לצד האפשרות של שירותי ניהול חשבונות בתוך העסק, ניתן גם להיעזר בשירותי מיקור חוץ לגביית כספים, ועל כך – במאמר הבא.
מהם שירותי מיקור חוץ לגביית כספים
כאמור הקמה של עסק חדש או ניהולו של עסק קיים, דורשים גם את קיומה של מערכת גבייה המתנהלת על פי כללי עבודה ברורים וקבועים. יחד עם זאת, לא תמיד ישתלם לבעל העסק להחזיק במערכת שלמה הנמצאת בתוך העסק עצמו, במיוחד כאשר מדובר בעסקים קטנים או בינוניים שבהם הדרישה לשירותי גבייה אף עשויה להשתנות מעת לעת. לעיתים יהיה אפקטיבי הרבה יותר להיעזר בגורם מקצועי חיצוני. כלומר, בשירותי מיקור החוץ הכוונה היא להותיר את תהליך גביית הכספים בידי חברה חיצונית המתמחה בתחום זה והמכירה היטב את שיטות הגבייה השונות ואת נוהלי הגבייה הקבועים בחוק. כאשר שירותים אלו ניתנים על ידי מומחה בתחום, ניתן לפעמים גם לשלב בשירותי הגבייה שירותי חשבונאות נוספים כגון הנהלת חשבונות, הכנת דוחות כספיים וניתוחם, שירותי רואה חשבון, גיוס הון וכיוצא בזה. כך, כאשר התחום הפיננסי מטופל בידי איש מקצוע, יוכל מנהל העסק להקדיש את תשומת ליבו לעסק עצמו – לתכנון אסטרטגיה עסקית ולניהול השוטף.
השירותים שניתן לקבל במסגרת שירותי מיקור חוץ לגביית כספים
לא לכל בית עסק אותם הצרכים, ולא כל בית עסק מצוי באותו המצב מבחינה כספית. על כן, כאשר שוקלים להיעזר בשירותי מיקור חוץ לגביית כספים, ניתן לעיתים קרובות להרכיב את סל השירותים המתאים ביותר לבית העסק.
גבייה מוקדמת או מאוחרת של חוב:
השירות הבסיסי ביותר שאותו ניתן לבקש בתחום זה הוא גבייה של תשלומים מידי לקוחות חייבים. ישנם בתי עסק שלרשותם עומדת מרכזיה לעסק, המאפשרת להקים מערך של שירות לקוחות ושל שיחות גבייה, אך כשמדובר בעסק קטן או בינוני לא תמיד יש באפשרות מנהל העסק להקים מערך של מרכזיות ולבנות מוקד שירות מקצועי. במקרים אלו ניתן להיעזר בשירות מיקור חוץ שייצור קשר עם הלקוחות החייבים בשלב מוקדם או מאוחר בתהליך הגבייה, וכך מנהל העסק לא יידרש לעסוק בעניין זה, אלא יהיה בקשר אך ורק עם ספק שירותי מיקור החוץ.
יישוב סכסוכים:
תהליך הגבייה אינו תמיד פשוט משום שהוא נוגע לאחד הדברים החשובים כמעט לכל אחד – הכיס. לעיתים קרובות, החייב ינסה להתחמק מתשלום בשל תואנות שונות, או שהוא ינסה להציג סיבות שונות בעטיין הוא פטור מתשלום החוב. במקרים אלו מצבו של בעל העסק אינו קל; מצד אחד, אין באפשרותו לוותר על תשלום בגין מוצר או שירות שניתן, אך מצד שני, אין הוא רוצה לאבד את הלקוח, במיוחד כאשר מדובר בלקוח ותיק. גם במצבים אלו ניתן יהיה להיעזר בשירותי מיקור חוץ, שהם גורם מקצועי וחיצוני (ללא האמוציות שעשוי להרגיש בעל העסק), וליישב את הסכסוך תוך הקפדה על הליך המכבד את שני הצדדים.
איתור חייבים:
שירות נוסף שבו ניתן לבחור במסגרת שירותי מיקור חוץ לגבייה, הוא איתור חייבים. במקרים רבים, לקוח החייב כסף לנותן שירות, יהיה חייב כסף גם לגורמים אחרים, ועל כן ינסה הלקוח לנקוט צעדים שונים כדי להתחמק מהתשלום. במצב זה לעתים קרובות הוא ישנה את פרטי ההתקשרות שלו, יחליף כתובת או מספר טלפון, ויהיה קשה מאוד לאתר אותו. על כן, במקום "לרדוף" אחרי הלקוח ניתן להיעזר בשירות מקצועי שדרכו יהיה אפשר ליצור קשר עם הלקוח לצורך גביית החוב.
לסיכום, שירותי מיקור חוץ לגביית כספים משחררים את בעל העסק מהצורך לגבות תשלומים מלקוחות. כך יכול בעל העסק להתרכז בניהול העסק שלו ובקידומו, על מנת לאפשר לו להמשיך ולצמוח.