טיפים לניהול נכון של מרכזיית תקשורת

תחום שירות הלקוחות והתקשורת הבין-אישית בכלל עברו שינויים משמעותיים בשנים האחרונות. בזכות כניסתה של טכנולוגיית מידע חדשה, רבים מעדיפים ערוצי תקשורת כגון דוא"ל ומערכות שונות לשליחת הודעות. אך למרות הקדמה, במקרים רבים אין תחליף לתקשורת ישירה ולמתן שירות טלפוני. לכן, מנהלי עסקים מחפשים היום אחר פתרון כולל שיאפשר שיחות יוצאות ונכנסות, ושבאמצעותו יהיה ניתן לקיים גם את התקשורת הפנים ארגונית. מרכזיות תקשורת עונות על צרכים אלו ועל רבים אחרים, אך חשוב לנהל אותן היטב על מנת למקסם את היכולות שלהן. כדי ללמוד עוד – קראו את המאמר הבא.

תכנון מקדים


ראשית, לפני שממהרים להצטייד במערכות תקשורת מתקדמות, יש לאפיין היטב את הצרכים הקיימים של העסק.


לשם כך מומלץ לבדוק את הפרמטרים הבאים:


1) התשתית הקיימת בבית העסק – חשוב לבדוק באיזו טכנולוגיה נעזר בית העסק כעת והאם היא משמשת אותו היטב. בסיום בדיקה ראשונית זו יהיה ניתן לדעת אילו עבודות פיתוח יהיו דרושות.

ציוד קצה קיים – בבתי עסק רבים ישנו ציוד קיים אך לעיתים הוא מיושן ואינו מאפשר ניהול נכון של מרכזיית התקשורת. לכן, יש לבצע סקירה של הציוד הקיים ולחדש אותו במידת הצורך.

כמות אתרים לחיבור המרכזייה – לעיתים בית עסק אחד מתפרש על פני כמה סניפים שונים. על כן, חשוב להבין מהו מספר הסניפים לחיבור המרכזייה.

2) שירותי מוקד טלפוני – בבתי עסק הנדרשים להגיש שירות ללקוחות, מומלץ שתהיה מערכת לניהול תורים. בדקו אם גם בבית העסק שלכם קיים צורך כזה.

תוכנות – מרכזיות תקשורת מציעות היום יכולות וביצועים שלא היו זמינים בעבר. תוכלו לדוגמה להיעזר בשלוחות IP שאותן ניתן להתקין בקלות במחשב, או אפילו לבחור תוכנת בקרה שתאפשר לכם להפיק דוחות ולייעל את השימוש במרכזייה.

3) קלות השימוש – לפני שאתם בוחרים מרכזיה לעסק או מרכזיה וירטואלית, ודאו כי היא תומכת בשפות הנדרשות. מלבד זאת, מומלץ מאוד לבחור במרכזייה שהיא נוחה לשימוש – כך ההתנהלות היום-יומית תהיה הרבה יותר פשוטה.


חבילת השירות


בסופו של דבר, מטרתה של מרכזייה היא לתמוך בבית העסק ולאפשר למנהל לקיים את שגרת העבודה. לכן, כאשר בוחרים מרכזיה לעסק או מרכזיה וירטואלית, יש לשים לב לא רק למוצר עצמו אלא גם לחבילת השירות הכוללת שמעניק הספק.


שימו לב לנקודות הבאות:


הצעת מחיר – בדקו היטב את המרכיבים של הצעת המחיר. בררו למשל אם הצעת הספק כוללת גם את עלויות ההקמה וההתקנה של מרכזיית התקשורת.

שירותי שדרוג – רכשתם מרכזיית תקשורת והכל מצוין. אלא שעם הזמן הצרכים של העסק משתנים ובהמשך עשוי להידרש פתרון תקשורת אחר. מלבד זאת, גם האמצעים הטכנולוגיים מתקדמים ומתפתחים לאורך זמן. בשל כך, כדאי לבחור ספק המציע את שירותי המרכזייה המתקדמים ביותר, גם אם אינכם נדרשים להם כעת.

שירות ואחריות – כל בית עסק חווה תקלות מדי פעם; גם מרכזיית התקשורת המתקדמת ביותר עלולה להידרש לשירותיו של טכנאי. לכן, ניהול נכון ויעיל של מרכזיית התקשורת מצריך בדיקה של היקף האחריות והשירות שמעניק הספק.

בשורה התחתונה, לפני שאתם בוחרים ספק שירות בדקו מהי חבילת השירות הקיימת, בררו לגבי אפשרויות שדרוג ושמעו חוות דעת מלקוחות הספק. ניהול נכון של מרכזייה יחייב אתכם לבדוק מדי פעם את המצב הקיים בעסק ולוודא כי אכן עומדת לרשותכם המרכזייה המתאימה לכם ביותר.



8 צפיות

תדיראן טלקום 

היצירה 23, פתח תקווה, 49512

דוא"ל: ​             info@tbsi.co.il
מכירות:             5125*

שירות לקוחות:   03-9262626 

  • White Facebook Icon
  • Tadiran Telecom Linkedin

עקבו אחרינו גם ב-

afcon-logo-footer.png

© 2019 כל הזכויות שמורות תדיראן טלקום - פתרונות תשתיות תקשורת ומרכזיות לעסקים