מרכזיות לעסקים

אחד הדברים החשובים ביותר בעסק הוא מערכת תקשורת ראויה לשמה. מערכת תקשורת טובה ונגישה היא הכרחית לניהול השגרתי של בית העסק והיא תאפשר לשמור על קשר טוב עם הלקוחות הקיימים. מרכזייה טובה בעלת נתב

אחד הדברים החשובים ביותר בעסק הוא מערכת תקשורת ראויה לשמה. מערכת תקשורת טובה ונגישה היא הכרחית לניהול השגרתי של בית העסק והיא תאפשר לשמור על קשר טוב עם הלקוחות הקיימים. מרכזייה טובה בעלת נתב ידידותי למשתמש תאפשר הצטרפות נוחה של לקוחות חדשים, וכך ניתן יהיה להגדיל את מאגר הלקוחות הפוטנציאלים של בית העסק. כאשר מדובר בעסק קטן יחסית, מספיקה לעתים מרכזיית טלפונים קטנה, אך כאשר מדובר בבית עסק גדול יותר חשוב לשים לב כי המרכזייה הנבחרת עונה על צרכיו.

מהי מרכזייה לעסקים?

המילה מרכזיה מעלה אסוציאציה של מוקד טלפוני המרכז ומנתב את השיחות השונות, אלא שמרכזייה לעסקים היא הרבה מעבר לזה. המערכות היום כוללות בתוכן את קווי הטלפון, אך הן מערכות ממוחשבות הפועלות בטכנולוגיות שונות (דיגיטלית ואנלוגית). מרכזיות לעסק מנתבות את השיחות לשלוחה הרצויה במשרד, וניתן לבצע דרכן גם שיחות בקווים הפנימיים של החברה, לקיים שיחת ועידה ואף לפתוח את דלת בית העסק. על מנת להקל על ניהול השיחות אפשר גם להגדיר רשימת חיוג מקוצר ומומלץ לאפיין את התאים הקוליים בהתאם למשתמש. ניתן לבצע גם רישום של השיחות ולחבר את המרכזייה למחשב  - מה שעשוי להקל על ניהולה. את המרכזייה חשוב כמובן להתאים לבית העסק ולצרכיו.

לשם מה צריך מרכזייה

אם בעבר עיקר התקשורת הייתה מתבצעת באמצעות קווי טלפון נייחים, הרי שהיום עולם התקשורת שונה והצרכים הם שונים. לכן, מרכזיות מודרניות מוגדרות כמערכות תקשורת אחודה (unified Communications and Collaboration או בקיצור – C&UC). מערכות אלו מאפשרות לשלב בין תקשורת בקווים נייחים לבין תקשורת בקווים ניידים. מרכזייה עסקית תאפשר לנהל את התקשורת בתוך העסק באופן יעיל וכך לשפר את הפרודוקטיביות של הארגון ולשמר את שביעות רצון הלקוחות. למערכת ה-C&UC יתרונות נוספים כגון זיהוי דיבור והקלטת שיחות, ויש אפשרות גם בבחירת מוזיקה בעת ההמתנה כדי להנעים את זמנם של הלקוחות.

סוגי המרכזיות הקיימות בשוק

הבחירה במרכזיה המתאימה תלויה כמובן בגודלו של העסק ובצרכיו, אך באופן כללי קיימים מספר סוגים של מרכזיות. המרכזייה הקלאסית שנקראת גם מרכזיית TDM עדיין משמשת בתי עסק מסוימים, והיא המרכזייה שעלותה היא הנמוכה ביותר. יחד עם זאת יש לה מגבלות רבות ביניהן מספר מוגבלת של קווי חוץ ושל שלוחות פנים. מרכזיה מסוג זה תומכת בעד

שמונה קווי חוץ ובלא יותר מעשרים וארבע שלוחות פנים. מסיבה זו, בתי עסק רבים בחרו לשדרג את המערכת שלהם למרכזיה דיגיטלית המתאימה לעסקים קטנים ובינוניים. את המערכת הדיגיטלית יש להרכיב על התשתית הקיימת וכך להוזיל את עלויות השימוש. סוג מתקדם יותר הוא מרכזיית VolP (או מרכזיית IP) מתחברת גם לרשת של בית העסק ולרשת האינטרנט. בזכות חיבורים אלו מערכת קווי הטלפון הופכת לאיכותית הרבה יותר והיא כוללת גם פונקציות נוספות כגון הקלטה של שיחות ורישומן. למרכזיות אלו הצטרפה גם מרכזיה וירטואלית – מרכזייה בענן המתבססת על IP. את השירות נותנות ספקיות חיצוניות של שרתים ובעסק עצמו קיים רק ציוד הקצה (הטלפון והפקס). מרכזיה מסוג זה יכולה להתאים מאוד לבתי עסק גדולים שאינם מעוניינים לבזבז משאבים חשובים על ניהולה של המרכזייה ועל תחזוקתה.

כיצד בוחרים את המרכזייה המתאימה לבית העסק

לכל ארגון יש צרכי תקשורת משלו, ועל כן, לפני שבוחרים במערכת התקשורת המתאימה חשוב לבצע אפיון מלא ומדויק של בית העסק. כדאי לבדוק למשל באיזה טכנולוגיה משתמש בית העסק היום. אם בית העסק עושה שימוש במרכזייה בטכנולוגיה מתקדמת הרי שאין טעם לשקול שימוש במרכזיה קלאסית. חשוב לוודא גם כמה שלוחות נדרשות לבית העסק, והאם יש צורך בחיבור המרכזייה למחשב או לסלולרי. כדאי גם לבדוק את צרכיו של הנתב ואת מערכת המסרים והתא הקולי הנדרשת בבית העסק. כשבוחרים בספקית שירות יש לבדוק מהו שירות התמיכה והתיקונים שהיא מעניקה. עניין אחרון אך חשוב לא פחות – המרכזייה צריכה להיות ידידותית למשתמש גם עבור העובדים וגם עבור הלקוחות.