האם גם עסקים קטנים זקוקים לשירותי תקשורת?

ניהול עסק מצליח הוא דבר מורכב, בפרט במצב השוק הנוכחי. התחרות הגבוהה מחייבת כל בעל עסק להשקיע את מיטב המאמצים שלו בניהול שגרת עבודה יעילה ובשמירה על תקשורת תקינה עם הלקוחות. לכן, אם בעבר פתרונות תקשורת נועדו לשמש עסקים גדולים, כיום הם נדרשים גם לניהול של עסקים קטנים ובינוניים. אז מהם שירותי התקשורת המתאימים לעסקים קטנים וכיצד בעלי עסקים יכולים להיעזר בהם? קראו במאמר הבא.

פתרונות ענן

עולם העבודה וסביבת העבודה השתנו מאוד בעשורים האחרונים. את הנייר החליפו מערכות מחשוב, וגם התקשורת עם הלקוחות מתבצעת היום בערוצים רבים. מלבד הטלפון, מתקיימת גם תקשורת באמצעות הדוא"ל, הרשתות החברתיות, אתר העסק והודעות ווטסאפ ו-SMS. כל ערוצים אלו מעבירים מידע רב שצריך להיות מתועד על מנת להעניק ללקוח חוויית שירות איכותית. לכן, כדי לנהל את התקשורת בעסק באופן יעיל, ניתן היום להיעזר בשירותי ענן.

לשירותי הענן מספר יתרונות מרכזיים, וביניהם:

• יצירת סביבת עבודה שנוח להתחבר אליה מכל מקום כמעט – פתרונות ענן מאפשרים חיבור קל לסביבת העבודה באמצעות שם משתמש וסיסמה, וכך תוכלו להיות זמינים מכל מקום בכל זמן שתרצו.

• גיבוי ואבטחה של המידע העסקי – מדי יום מצטברות בעסק כמויות גדולות של מידע. מידע זה עשוי לכלול סודות מסחריים או מידע חסוי של לקוחות. בעבר, היו קיימים אמצעים מוגבלים בלבד לגיבוי ולאבטחה של מידע זה, אך היום שירותי הענן מציעים פתרון כולל שנועד להעניק מענה מדויק לבעל העסק.

• גמישות מלאה – מרבית העסקים מתחילים כעסקים קטנים, אך במשך הזמן הם גדלים וצומחים, וגם הצרכים שלהם מתעדכנים. שירותי הענן הם פתרון אידאלי למצב זה, בשל היכולת להרחיב את היקף השירותים או להתאים אותם על פי הצרכים המשתנים של העסק.

ניהול הקשר עם הלקוח

כל עסק קיים בעיקר בזכות הלקוחות שלו. לכן, המטרה של בית העסק היא בראש ובראשונה להיות זמין ללקוח, ולהציע לו מגוון של פתרונות תקשורת בהתאם לצרכים הנקודתיים שלו. חלק מהלקוחות יעדיפו לתקשר באמצעות שיחת טלפון רגילה, ואילו אחרים יבחרו ליצור קשר בדוא"ל או באמצעות מערכת הודעות. בעל העסק נדרש גם להתייחס להיבטים אחרים בניהול הקשר עם הלקוח, כולל תיעוד של שיחות והסכמים שונים.

לשם כך, ניתן להיעזר בשירותים הבאים:

• מרכזיות – גם בבית עסק קטן יחסית עובדים בדרך כלל כמה עובדים, שלכל אחד מהם עמדת העבודה שלו והלקוחות שלו שבהם הוא מטפל. מרכזיה תאפשר לנתב את השיחות לאדם המתאים מבלי להטריח את הלקוח ומבלי לגרום לא להמתין.

• הקלטת שיחות – הקלטה של שיחות מאפשרת תיעוד רציף של הקשר עם הלקוח. כך ניתן ללבן אי הבנות, למנוע אי נעימויות, לבקר את איכות השירות הניתן ללקוח ולשמור על קשר טוב.

• תא קולי – אנחנו רוצים להיות זמינים ללקוחות שלנו כל העת, אלא שלא תמיד מצב זה מתאפשר. תא קולי שבו ניתן להשאיר הודעות בעת הצורך יאפשר לנו לספק ללקוח מענה מהיר מבלי שיצטרך להתקשר אלינו שוב ושוב.

אילו עסקים קטנים זקוקים לשירותי תקשורת?

כעת, אחרי שהבנו אלו פתרונות תקשורת קיימים היום, נוכל אולי להבין יותר טוב אלו עסקים קטנים עשויים להיעזר בפתרונות תקשורת לעסק.

• עסקים המספקים שירות טלפוני – כל עסק הנותן מענה טלפוני ללקוחות שלו כדאי שייעזר בשירותי תקשורת לניהול אפקטיבי ומהיר של הקשר עם הלקוח.

• עסקים שבהם העבודה מתבצעת מרחוק – רבים מאתנו עובדים מהבית או ממקום מרוחק מסיבה או אחרת. שירותי תקשורת מתקדמים מאפשרים לנו לשמור על קשר עם העמיתים שלו ועם הלקוחות מכל אתר ובכל זמן.

• חנויות מקוונות – רכישה מקוונת באמצעות אתרי אינטרנט היא היום אחד הטרנדים המובילים. אך היא גם מחייבת לשמור על קשר עם הלקוח בכמה פלטפורמות שונות – שירות הלקוחות, האתר העסקי והדוא"ל. גם במקרה זה, פתרונות תקשורת יסייעו לנהל את הקשר עם הלקוחות על הצד הטוב ביותר.

לסיכום, פתרונות תקשורת נדרשים היום כמעט מכל עסק. בנייה של מערך חכם ויעיל יסייע לקדם את העסק ולהשיג את היעדים שבעל העסק קבע לעצמו.