הצלחה של בית עסק היא אינה עניין מובן מאליו. גם כאשר בית העסק מספק מצרך או שירות נחוצים ומבוקשים, עדיין נדרש ניהול יעיל ומדויק שיסייע למצות את מלוא הפוטנציאל של הארגון. גם כאשר לרשות בית העסק עומד כוח האדם האיכותי ביותר, וגם כאשר הוא עושה שימוש בכלים הטכנולוגיים המתקדמים ביותר, תהליכי אופטימיזציה יכולים לשפר באופן משמעותי את התוצאות. תהליכים מסוג זה צריכים כמובן להיות מותאמים לבית העסק ולמצב הקיים בו, אך ישנן שלוש דרכים בסיסיות לייעול ההתנהלות של בית העסק, ומומלץ כי כל מנהל יבדוק כי הוא אכן מיישם אותן.
האדם המתאים למשימה
אחד התחומים שבהם משקיע כל מנהל בית העסק הוא כוח האדם. ישנן חברות המחזיקות במחלקת כוח אדם נפרדת ויש מי שנעזר בגורם חיצוני לבחירת כוח האדם המתאים. בשני המקרים המועמדים נדרשים בדרך כלל לעבור מבחנים שונים וראיונות מסוגים רבים מתוך מטרה לבחון את מידת התאמתם לתפקיד. מבחנים אלו מיועדים לצמצם את הסיכון שלוקח המעסיק כאשר הוא בוחר במועמד כלשהו, ולעיתים מדובר במבחני מיון העלולים להיות יקרים מאוד. דרך פעולה זו נובעת מתוך נקודת הנחה שאם המועמד נבחר בקפידה ועמד במבחנים הבודקים את כישוריו, הרי שהוא מתאים למשימה. אלא שלכל איש מקצוע (ולכל אדם) נקודות חוזקה ונקודות חולשה, וכל אחד יתמודד אחרת עם משימה שתוטל עליו. יכולת ההתמודדות עם מטלות שונות תלויה גם בוותק של אותו העובד ובניסיון שצבר בהתמודדות עם מצבים דומים. לכן, לפני שמטילים משימה על עובד מסוים יש לבדוק כי הוא אכן מסוגל לבצע אותה, ואם מדובר במטלה בנושא חדש לגמרי מבחינתו, מומלץ לצוות לו עובד אחר בעל ניסיון רב יותר. לאחר השלמת המשימה, במיוחד כאשר מדובר בעובד חדש, כדאי לבחון את ביצועיו של העובד ולתת לו משוב שיסייע לו לחזק את המיומנויות המקצועיות שלו.
ציוד טכנולוגי מותאם לעסק
מלבד כוח אדם מתאים, מנהל בית העסק צריך לוודא שעומד לרשותו הציוד המתאים. אחת המחלקות בבית העסק שעבורה עניין זה נכון במיוחד היא מחלקת מוקדי שירות. כיום בית העסק נמדד לא רק על פי איכות המוצר שהוא מוכר אלא גם על פי איכות השירות שהוא מעניק. למעשה, כאשר נחתמת עסקה עם לקוח כלשהו, נפתחת אפשרות למערכת יחסים ארוכת טווח. אם הלקוח יהיה מרוצה מן המוצר ומן השירות שיינתן לו, הרי יחזור לרכוש מוצרים נוספים בעתיד, וסביר להניח שאף ימליץ על בית העסק בפני חבריו. שירות הלקוחות חשוב במיוחד גם במקרים שבהם הלקוח מתקשר על מנת להגיש תלונה על דבר מה. תקלות מתרחשות תמיד, וכל אדם בר דעת מודע לכך, ועל כן, אם התקלה מטופלת ברגישות הראויה, ביעילות ובמהירות, סביר להניח שהלקוח יהיה מרוצה, ויידע כי גם להבא יש מי שמטפל בו במידה שמתעוררת בעיה כלשהי. אך על מנת לוודא כי בכוחם של נציגי השירות לספק את המענה הרצוי, יש לדאוג לציוד טכנולוגי מתאים. למשל, כיום ישנן מרכזיות שבאמצעותן ניתן לנווט את השיחות הנכנסות באופן אפקטיבי וכך לצמצם את זמן ההמתנה ולספק ללקוח חוויית שירות נעימה יותר.
תמונת מצב עדכנית כל הזמן
תהליכי אופטימיזציה עשויים להטיב באופן משמעותי את מצבו של כל בית עסק. אך על מנת שהם אכן יהיו יעילים חשוב להתאים אותם למצב הקיים בבית העסק. על כן, מומלץ כי מנהל העסק יהיה מעודכן תמיד בשגרת העבודה ובתהליכים הארגוניים של העסק שלו. אם למשל הוחלט על נוהל שירות חדש, יש לעקוב אחר התוצאות בשטח גם בטווח הקצר וגם בטווח הרחוק ולבדוק אם אכן הושגה המטרה הרצויה. אם לעומת זאת הוחלט להפסיק לתת שירות מסוג מסוים יש לוודא כי מהלך זה אינו פוגע באופן משמעותי בשביעות רצון הלקוחות ובארגון כולו. בשורה התחתונה, מנהל העסק חייב בכל עת שתהיה לו תמונה מקיפה על התנהלות הארגון, ועליו להשתדל כל העת לאתר דרכים חדשות לביסוסה של שגרת עבודה אפקטיבית יותר.