הרחבת קהל הלקוחות
לרשות בעלי עסקים, עומד היום אמצעי רב עוצמה שלא היה זמין בעבר – רשת האינטרנט. היתרון המרכזי של רשת האינטרנט, היא האפשרות להרחיב את מאגר הלקוחות ולהגיע גם לאנשים ולארגונים הנמצאים מעבר לים. מוצר איכותי העונה על צורך אמיתי, יכול בהחלט להצליח בזירות אחרות ולא רק בזירה המקומית. אך כאשר בעל העסק פונה ללקוחות הממוקמים בחו"ל, עליו לוודא שהוא מספק להם מענה ראוי בכל הנוגע לשירות הלקוחות. במקרים אלו, בעל העסק מתקשה לעיתים למצוא עובדים המסוגלים להעניק שירות בשפה הדרושה. על כן, במצב זה אפשר בהחלט להיעזר בשירותי מיקור חוץ המעניקים בדרך כלל שירות בכמה שפות, על פי דרישת הלקוח.
התאמה לצורכי העסק
הקמת מערך שירותי לקוחות מחייב השקעה רבה. בעל העסק צריך לבדוק בכמה מוקדי שירות יהיה לו צורך, באיזה מרכזייה לעסק מומלץ שיבחר, והיכן מערך זה יהיה ממוקם בפועל. את מערך השירות יש להתאים לצרכים של בית העסק, ולא פחות חשוב מכך – לצרכים של הלקוחות שלו. על כן, לפני שמתחילים, חשוב לבצע סקר שוק מעמיק ולבדוק מהם המאפיינים של מערך שירות מצליח. במסגרת בדיקה זו יש לבחון מהן דרכי התקשורת שהלקוח מעדיף. במקרים רבים, שירות מהיר וקל יתאפשר באמצעות שיחות צ'אט מקוונות, או באמצעות לשיחת דוא"ל. אך במקרים אחרים, במיוחד כאשר מדובר בבעיה מורכבת, הלקוח יעדיף לשוחח בטלפון עם נציג מיומן ואדיב שיסייע לו לפתור במהירות את הבעיה. עסק מצליח יציע ללקוחות שלו כמה דרכי תקשורת, ויוודא כי בכל מצב הלקוח זוכה לקבל מענה מהיר, ענייני ומחויך. לא תמיד מדובר במשימה פשוטה, ובדרך כלל שירותי מיקור חוץ המתמחים בנושא, יוכלו לסייע בכך, בזכות הניסיון שצברו והידע המקצועי שלהם.
אין צורך להשקיע משאבים בגיוס
כדי להקים מערך לקוחות איכותי, נדרש כוח אדם איכותי. אך גיוס כוח האדם הוא אתגר בפני עצמו. על מנת להגיע לאנשים הנכונים, המעסיק צריך להשקיע משאבים רבים בפרסום, בראיונות, בבדיקות רקע של מועמדים ובבחינות שונות (אם יש צורך). כל תהליך זה הוא כרוך כמובן גם בעלויות כספיות משמעותיות, ולעיתים בסופו של דבר מתברר כי כוח האדם שנבחר אינו מתאים למעשה לתפקיד, ויש צורך להתחיל את כל התהליך מחדש. זאת אחת הסיבות לכך שבכל הקשור לשירות לקוחות, רבים בוחרים להיעזר בשירותי מיקור חוץ. כך המעסיק אינו נדרש לאתר את כוח האדם המתאים, אינו נדרש לגייס אותו ואינו נדרש לתת את הדין לשיקולים אחרים הקשורים להעסקה עצמה.
אין צורך בהכשרת כוח אדם
מעבר לשלב הראשוני של גיוס כוח האדם המתאים, ישנו אתגר נוסף – הכשרת העובד החדש. כל עובד, גם אם הוא המוכשר והאינטליגנטי ביותר, עובר תקופת הסתגלות לתפקיד החדש שלו. הוא לומד להכיר את המוצר שמציע העסק, את שיטות העבודה הרווחות בו וכמובן – את בעלי התפקידים השונים. בעל העסק נדרש להשקיע מאמצים רבים בהכשרתו של עובד זה, ובדרך כלל לאחר תקופה מסוימת העובד יעזוב את התפקיד וימשיך הלאה, והמעסיק יצטרך להכשיר עובד חדש. בחירה בשירותי מיקור חוץ חוסכת את הצורך לעבור תהליך זה כל פעם מחדש – ספק שירותי מיקור החוץ אחראי להכשרת העובדים ולשימור הידע המקצועי, וכך בעל העסק חופשי לעסוק במה שחשוב באמת – פיתוח העסק שלו וניהולו.