שירותי ה-SAP כוללים כיום מערכות שימושיות רבות, הנחוצות בכל עסק או ארגון. באמצעותם ניתן לעדכן באופן אפקטיבי את מערכת המלאי, ולהשלים הזמנות באופן מהיר ויעיל. שירותים אלו אף משמשים לצורכי ניהול חשבונות ולשם ניהול רכש ולוגיסטיקה, מה שהופך אותם לכלי נדרש בכל בית עסק. אך מכיוון שמדובר במערכת שעל מנת להפעיל אותה נדרשת הכשרה, עולה השאלה האם כדאי להיעזר בשירותי מיקור חוץ. המאמר הבא ינסה לבחון את הכדאיות של שירותי מיקור חוץ מזוויות שונות.
ניהול תהליכים בתוך העסק
לכל ארגון ולכל בית עסק יש את נוהלי העבודה שלו, את הטרמינולוגיה שלו, ואת התרבות הארגונית שלו. במסגרת זו מוגדרים גם הערכים, הנורמות, המטרות, דפוסי ההתנהגות ואופן קבלת ההחלטות בבית העסק. כל עובד חדש שנקלט בארגון, נדרש להפנים במשך הזמן את הקודים הללו, ולאחר תקופת ההסתגלות, הוא אכן לומד מהו המבנה הפנימי של הארגון, וכיצד עליו להתנהל במסגרתו. כאשר מנהל מעוניין לבצע שינוי בתרבות הארגונית או בנהלים הנהוגים בבית העסק, העובדים נדרשים בדרך כלל לקבל על עצמם את אופן הפעולה החדש. לכן, גם בכל הקשור לעבודה עם מערכות כגון SAP, ייתכן כי יהיה קל יותר לנהל תהליכים בעסק כאשר העובדים הם חלק מן הארגון. לעומת זאת, כאשר נעזרים בשירותי מיקור חוץ, יהיה צורך להבהיר לעובדים החיצוניים את נוהלי העבודה הספציפיים, וחשוב שלא לשכוח לעדכן אותם באופן פרטני, אם וכאשר ישנם שינויים בתחום זה, או בארגון בכלל.
שדרוגים ועדכונים
כמו כל מערכת, על מנת שניתן יהיה לעשות שימוש מועיל ב-SAP, חשוב לוודא כי מבוצעים בה העדכונים והשדרוגים הנחוצים. פעולות אלו מבטיחות כי התוכנות נותרות מעודכנות, וכי לרשות העסק עומדות הגרסה החדשה ביותר. במקרה זה, מתברר לעתים קרובות כי דווקא בידי שירותי מיקור החוץ מצויה הגרסה המעודכנת ביותר. הסיבה לכך היא שישנם מקרים שבהם עובדי המשרד נמצאים באמצע פעולה כלשהי והם אינם דוחים את השדרוג את המערכת פעם אחר פעם. לעומת זאת, שירותי מיקור חוץ המתמחים במערכות המסוימות הללו, ידאגו בדרך כלל לוודא כי יש בידיהם את הגרסה המעודכנת ביותר. על כן, כאשר מתלבטים אם להיעזר בשירותי מיקור חוץ, חשוב לשקלל גם גורם זה..
עמידה בזמנים
ניהול תקין של שגרת עבודה מחייב גם התייחסות לעמידה בזמנים, במיוחד כאשר מדובר למשל בתחום של מוקדי שירות. כאשר יש צורך לתת ללקוח תשובה מהירה וכאשר מרכזיות מוצפות בשיחות, עמידה בזמנים היא קריטריון הכרחי במיוחד. במקרים אלו, ייתכן כי שירותי מיקור חוץ יספקו מענה טוב יותר, וזאת משום שזוהי עבודתם העיקרית. עובדי המשרד עסוקים לרוב במילוי מטלות שונות, ולא תמיד יש באפשרותם לבצע את הבדיקות הנדרשות במערכות ה-SAP. על כן, כאשר יש צורך במענה מהיר או כאשר יש להשלים עבודה במהירות רבה, ניתן בהחלט לשקול להיעזר בשירותי מיקור חוץ.
הכשרת עובדים ועלויות
שני שיקולים אלו – הכשרת העובדים ועלויות העבודה, כרוכים זה בזה. עוד לפני שנבנתה תוכנית ההכשרה הרצויה, יש לשקול את עלות גיוסם של עובדי הצוות המתאימים. לשם כך, נדרשת הקצאת משאבים נפרדת, שמטרתה לבצע סינון ראשוני של קורות החיים ובחירת המועמדים הרלוונטיים. כל פעולות אלו גוזלות לא רק משאבים כספיים, אלא גם זמן יקר ערך, שכן מחלקת כוח האדם נדרשת לבחון את המועמדים ולהקדיש זמן לראיין את כולם. לאחר שגויס כוח האדם העונה על הדרישות, יש צורך בהכשרה נאותה על מנת לוודא כי העובדים החדשים מכירים את המערכת ויודעים כיצד לתפעל אותה. בשל המשאבים הרבים שיש להשקיע בתהליך הגיוס וההכשרה, ישנם בעלי עסק המעדיפים להיעזר בשירותי מיקור חוץ, שלוקחים על עצמם תפקידים אלו.
בשורה התחתונה, מערכת ה-SAP דורשת הכשרה והיכרות מעמיקה, ומנהל העסק נדרש לשקול היטב את היתרונות ואת החסרונות של שירותי מיקור חוץ ושל גיוס פנימי. כך או כך, מדי פעם מומלץ לבחון את המצב הקיים ולוודא כי אכן נבחרה האפשרות המתאימה ביותר לבית העסק.