לשם מה נדרשת מרכזיית תקשורת?
העולם שבו אנו חיים היום הוא תחרותי ביותר. עבור כל מוצר היוצא לשוק קיימים מתחרים רבים, ורובם מציעים פחות או יותר את אותו הדבר. אם כך, כיצד בוחר הצרכן בין המוצרים וכיצד הוא בורר את זה שעונה על הדרישות שלו? במקרים רבים הלקוח יבצע את ההחלטה שלו לא רק על פי המפרט של המוצר אלא גם בהתאם לחוויית השימוש הכוללת. בתי עסק שישכילו להציע שירות לקוחות מסור ויעיל, יזכו בלקוחות רבים יותר. שירות הלקוחות הופך להיות מרכזי בין השאר בשל גורם נוסף – הרשתות החברתיות והתפקיד המרכזי שממלאות המלצות אישיות בהחלטתם של הצרכנים. בדיוק לשם כך נוצרו מרכזיות לעסקים, המאפשרות לנתב באופן מהיר ואפקטיבי שיחות נכנסות ושיחות יוצאות. המרכזייה מאפשרת לבנות מערך שירות המותאם לצורכי העסק, ובזכותו הלקוח זוכה לקבל מענה מהיר, ואינו נדרש להמתין זמן רב על הקו. אך מלבד תפקיד חשוב זה, למרכזיות מטרה חשובה לא פחות – ביסוס התקשורת בתוך הארגון עצמו, ויצירת קווי תקשורת מתאימים עם הספקים. באופן זה ניתן להבטיח את פעילותו התקינה של בית העסק ואת התפקודו השוטף.
הגדרת צרכים קיימים
מרכזיה לעסק היא כאמור מצרך נדרש, אך כדי לרכוש מרכזיות מתאימות, יש להגדיר היטב את הצרכים הקיימים. לשם כך, בעל העסק צריך לאפיין במדויק את תהליכי העבודה הנוכחיים למפות את היחידות השונות המרכיבות את בית העסק. בהתקנת מרכזיית תקשורת חשוב לדעת אם בית העסק מורכב מכמה סניפים, או שהוא ממוקם במבנה אחד בלבד, יש להגדיר מהו מספר השלוחות הרצוי ואם יש צורך בחיוג לשלוחות פנימיות. מלבד זאת, בעל העסק צריך לוודא שיש בידו ציוד הקצה המתאים, או אם עליו לחדש את הציוד הקיים. כיום, ישנו ציוד מתקדם המאפשר לקבל מידע מקיף בדבר מספר השיחות הנכנסות, זמני ההמתנה, הקווים הפנויים וכיוצא בזה. קיימות גם פונקציות אחרות כגון שיחות ועידה, ניהול תורים, תא קולי וקבלת פקסים לתיבות הדוא"ל. כפי שניתן להיווכח, מרכזיות עסקיות מציעות פתרונות תקשורת מגוונים, ועל כן, לפני שמבצעים את הבחירה הסופית, יש להבין מה בדיוק מחפשים.
הגדרת צרכים עתידיים
בית עסק המעוניין לשגשג ולהמשיך לצמוח, חייב להתייחס לא רק לצרכים הנוכחיים שלו, אלא גם לדרישות עתידיות. לא תמיד מדובר בעניין פשוט, ועל כן, לשם כך מומלץ להתייעץ עם גורם מקצועי המכיר את התחום היטב. יועץ מקצועי הוא כזה המכיר לעומק את הטכנולוגיה הקיימת היום, אך גם מעודכן בדבר החידושים והפיתוחים העתידיים לבוא. מומחה שכזה מסוגל לספק מידע מקיף בדבר הטכנולוגיה שבה נעשה שימוש כיום, אופן הפעולה שלה, הקידוד שלה, השרתים שבהם היא משתמשת וכיוצא בזה. המטרה היא לאפשר מעבר חלק ומהיר ככל הניתן מטכנולוגיה אחת לשנייה, בעת הצורך.
בוחרים את חברת השירות המתאימה
לאחר שצורכי העסק הוגדרו כראוי, כל שנותר הוא לבחור בחברה המתאימה לספק את השירות. לשם כך חשוב כמובן לבצע סקר שוק מקיף ולקבל הצעות מחיר שונות, אך יש להתייחס גם לגורמים נוספים. כדאי מאוד לבדוק מיהם לקוחותיה של החברה ולשמוע מהם חוות דעת על טיב השירות הניתן להם, לשמוע אם ישנם שירותי תקשורת נוספים שהחברה מעניקה, והאם היא תתמוך בצורכי תקשורת עתידיים של בית העסק. מעבר לכך, חשוב לבחון את שירותי האחריות שמציעה החברה, ואת היקף התמיכה שהיא מעניקה במקרה של תקלות.