ניהול עסק הוא מטלה לא פשוטה, הוא חשיבה על כל פרט ופרט, דאגה לכך שכל מחלקה תעשה את שלה, הנהלת חשבונות, ספקים, לקוחות ומה לא... ובין כל אלו צריך לדאוג לתקשורת איכותית ורציפה, תקשורת עם כל הנוגעים לעסק. היום כל עסק צריך מרכזיה גם עסק של עד 10 עובדים. יש עסקים רבים עם שלוחות באתרים שונים של הארגון וגם אם מדובר על 10 עובדים הם יכולים להיות ממוקמים במקומות שונים, ומרכזיה משפרת את יכולות התקשורת הפנים והחוץ ארגוניות.
מרכזייה לעסקים יכולה לכלול מערכות שונות כמו נתבי שיחות, מערכות של מוסיקה בהמתנה, מעגלי המתנה, דואר קולי, הקלטת שיחות, רישום שיחות, ומערכות בקרה לכניסה ויציאה של העובדים. מרכזיה כזו גם משפרת את התקשורת הפנימית והחיצונית וגם מהווה חלק ממיתוג כעסק רציני ומתקדם טכנולוגית.
למה גם עסקים קטנים צריכים אותה?
גם בעסקים קטנים כשלכל אחד יש תפקיד משלו, דרושה תקשורת פנימית וחיצונית טובה. המרכזייה היא הלב הפועם של העסק והיא המקשרת בין כולם, וכמובן מאפשרת להעביר שיחה מאחד לשני בלי לנתק את השיחה. כך למשל לקוח שמגיע אל מחלקה מסוימת בטעות לא יצטרך להתקשר למספר אחר אלא יועבר על ידי מי שענה לו לשלוחה המבוקשת. זה נראה טוב יותר וזה מקל על הלקוח כמו גם על שאר הנוגעים בעסק. במרכזיות רבות שלוחה יכולה להיות גם טלפון נייד של אחד עובדים מה שמייעל עוד יותר את התקשורת בעסק.
מרכזיית IP
מרכזיית IP היא מערכת שפועלת על רשתות IP מה שאומר בפועל – שיחות טלפון על גבי רשת האינטרנט ולא על גבי רשת הטלפוניה המסורתית. זה אומר עלות הקמה נמוכה יותר וזה אומר תפעול זול יותר בעיקר כשמדובר על שיחות לחו"ל מכיוון שהכול מתבצע על גבי הרשת.
שאלות שצריך לשאול לפני שמחליטים על סוג המרכזייה
ההחלטה על מרכזית תקשורת בעסק היא החלטה רבת משקל והיא החלטה לטווח הרחוק, וחשוב לוודא שהמרכזייה נותנת מענה לצרכים שלכם והיא היעילה ביותר לעסק שלכם. הנה כמה שאלות שצריך לשאול לפני קבלת ההחלטה:
האם מדובר על עסק עם סניף אחד או שמדובר על מרכזיה שתשלוט על כמה סניפים של העסק, ואם כן, כמה סניפים כאלו יש?האם יש לכם צורך בניתוב קולי ממספר הטלפון הראשי של העסק?האם מעבר למרכזיה עצמה אתם צריכים גם שירות של מוקד שירות או מכירות לעסק שלכם שישולב עם המרכזייה?האם תצטרכו לרכוש איזה שהוא ציוד ייעודי לטובת המרכזייה? האם אתם רוצים חיווי המלמד על קווים תפוסים וכדומה?על איזו טכנולוגיה מתבססת המרכזייה?איזו תמיכה אתם מקבלים עם המרכזייה? תוך כמה זמן מתחייבים לכם להגיע ולתקן תקלות והאם ישנה תמיכה טלפונית או אינטרנטית מרחוק?
אין ספק שעולם התקשורת עבר מהפיכה משמעותית בשנים האחרונות ועסק שלא יהיה חלק מהקדמה ימצא את עצמו מהר מאוד מאחורה. היום עם התחרות האין סופית בין עסקים יש חשיבות רבה לאיכות התקשורת עם הלקוחות ושאר הנוגעים לעסק כמו גם התקשורת הפנימית בין העובדים וישנה חשיבות גם למענה מהיר ולשירות מצוין. עסקים נבחנים לא רק על פי השירות שהם נותנים אלא גם על המענה ההיקפי שהם מספקים ועל החוויה הנלווית אליו, והמרכזייה היא מרכיב חשוב בפאזל הגדול הזה. כל עסק גם עם מספר עובדים לא גדול צריך מרכזיה, בשביל להיות יעיל יותר ומהיר יותר ובשביל להיות חלק מהקידמה הטכנולוגית.