מהי מערכת תקשורת אחודה?

אם נבחן את טיבה של ההתקדמות הטכנולוגית בעשורים האחרונים, אין ספק כי בתחום התקשורת חלו שינויים מרחיקי לכת. עד לפני כמה שנים, בכל משרד היו שתי מערכות תקשורת מקבילות – האחת מערכת מרכזיות שאפשרה ניהול שיחות פנים ושיחות חוץ והשנייה תשתית מחשוב שבעזרתה ניהל המשרד את התקשורת האלקטרונית. אך כיום ישנו פתרון חדשני המאפשר לאגד את כל צורכי התקשורת המשרד במסגרת פתרון אחד – תקשורת אחודה. כדי ללמוד עוד על מערכת מתקדמת זו, קראו את המאמר הבא.

מהי תקשורת אחודה?

מטרתה של כל מערכת תקשורת היא לאפשר ניהול קשר תקין ורציף עם לקוחות ועם עמיתים לעבודה. בעבר, מרכזיות סיפקו את הצורך הזה היטב מכיוון שעיקר התקשורת הייתה מתבצעת באמצעות מכשירי הטלפון והפקס. אלא שכיום, ישנם ערוצי תקשורת רבים – דואר אלקטרוני, רשתות חבריות, ניהולי צ'טים דרך אתר החברה, שיחות וידאו וכיוצא בזה. לכן, כדי לתת מענה ראוי ללקוחות, ועל מנת לאפשר תקשורת פנימית תקינה, כמעט כל עסק היום נדרש לתשתית מחשוב המותאמת לצרכים שלו. ניתן כמובן לשמור על ההפרדה בין מערכת המרכזיות הוותיקה לבין מערכות המחשוב, אך יש אפשרות גם לבחור במערכת תקשורת אחודה – מערכת שבאמצעותה מנוהלים כל ערוצי התקשורת דרך המחשב, . התקשורת האחודה מצריכה רק תשתית הולכה ומערכת כבילה אחת, כך שאין צורך להיעזר בשתי תשתיות שונות כפי שהיה נדרש בעת השימוש במרכזיות ובמערכות מחשוב.

יתרונות התקשורת האחודה

מטרתה המרכזית של התקשורת האחודה, היא להציע פתרונות תקשורת איכותיים היוצרים חוויית שימוש ידידותית ויעילה. היכולת שלה לאגד את כל צורכי התקשורת במקום אחד היא בעלת יתרונות רבים:

• תחזוקה קלה – בעבר, ניהול פתרונות התקשורת השונים חייב פנייה לכמה ספקים והדבר הקשה את תחזוקת המשרד ואת ניהולו של מעקב שוטף. תקשורת אחודה המאפשרת לנהל את כל התשתית במקום אחד מעניקה חוויה נוחה ויעילה הרבה יותר.

• אמינות גבוהה – כאשר נעזרים בשירותיו של ספק מקצועי, תקשורת אחודה תאפשר ליצור תשתית אמינה המשרתת את העסק היטב.

• תכנון גמיש – צורכי התקשורת של המשרד עשויים להשתנות בהתאם לעומס העבודה ולמספר העובדים. תקשורת אחודה מאפשרת להוסיף נקודות קצה או לשנות את ייעודן באופן פשוט וקל.

נקודות שחשוב לשים לב אליהן

לתקשורת האחודה יתרונות רבים על פני פתרונות תקשורת אחרים, אך לפני שמחליפים מרכזיות בתקשורת אחודה, כדאי לשים לב לנקודות הבאות:

• התאמה מדויקת לצרכים של העסק – אחד היתרונות המרכזיים של תקשורת אחודה הוא כאמור הגמישות הרבה שלה. לכן, לפני שמתכננים את התשתית, יש להגדיר בתשומת לב את צורכי העובדים; האם הם עובדים בעמדות עבודה קבועות או שמא הם נעזרים בהתקנים ניידים? כדי לבנות נכון את מערכת התקשורת האחודה, התייעצו עם מומחה בתחום.

• אבטחת מידע – האפשרות לחבר התקנים ניידים מאפשרת גמישות רבה, אפקטיביות בעבודה ונוחות שימוש, אך היא גם עלולה לסכן את ביטחון המידע של העסק. לכן, כאשר בוחרים בתקשורת אחודה, חשוב להיעזר גם בפתרונות שיספקו לעסק את ההגנה הדרושה לו.

• גורם אחראי – כדי ליהנות מיתרונותיה הרבים של התקשורת האחודה, מומלץ מאוד למנות גורם אחראי או לפנות לחברה מקצועית שתדע לנהל היטב את כל צורכי התקשורת של העסק. כך תוכלו להבטיח שגרת עבודה רציפה ותקשורת נוחה עם עמיתים ועם לקוחות.